Standaardsoftware is bijna altijd de verstandige eerste keuze. Hij is goedkoper, je kunt er morgen mee beginnen, en iemand anders houdt hem bij. De vraag is niet of je maatwerk nodig hebt, maar wanneer standaard te duur wordt in tijd wat het bespaart in geld.
Vier signalen dat je uit je standaardpakket groeit
- Je betaalt voor vijf pakketten en gebruikt van elk een kwart. De abonnementskosten stapelen op terwijl niemand het geheel overziet.
- Er zit een Excel-bestand tussen twee systemen in. Elke keer dat iemand handmatig exporteert en importeert, betaal je in tijd én in fouten.
- Je past je proces aan de software aan. Als je uitlegt "zo doen wij het omdat het systeem het anders niet kan", loopt de software je bedrijf te sturen in plaats van andersom.
- Je onderscheid zit in het proces. Als klanten bij jou komen om hoe je iets doet, en dat "hoe" past in geen enkel pakket, dan is dat precies waar maatwerk zich terugverdient.
Herken je er één, dan is het waarschijnlijk nog te vroeg. Herken je er drie, dan kost het uitstellen je inmiddels meer dan het bouwen.
Maatwerk hoeft niet alles te vervangen
De duurste misvatting is dat maatwerk betekent: alles opnieuw bouwen. In de praktijk is het vaakst voorkomende — en verstandigste — project een schil om wat je al hebt. Je boekhouding, je CRM en je urenregistratie blijven staan; wij bouwen de laag die ze aan elkaar knoopt en het handwerk ertussenuit haalt.
Dat is goedkoper, sneller live, en veel minder risicovol dan een grote vervanging. Bovendien kun je later alsnog onderdelen vervangen zonder dat alles omvalt.
Wat kost het en waar zit dat geld in
Een afgebakend project — één duidelijk proces, een beperkt aantal koppelingen — begint bij ons rond de €1.500. Een volwaardige toepassing met eigen interface, gebruikersrollen en meerdere integraties zit doorgaans vanaf €5.000. Grotere trajecten maken we op maat, altijd met een vaste prijs vooraf.
Het geld gaat zelden op aan het bouwen zelf. Het gaat op aan uitzoeken hoe het werk nu echt verloopt, aan koppelingen met systemen die niet ontworpen zijn om gekoppeld te worden, en aan de uitzonderingen die pas boven komen als iemand ermee gaat werken. Wie daar vooraf tijd in steekt, betaalt achteraf minder.
Vraag vrijblijvend een offerte aan
Wat je vooraf moet vastleggen
- Van wie is de code? Leg vast dat jij eigenaar bent en dat je hem kunt meenemen. Dit staat lang niet altijd standaard in een offerte.
- Waar draait het en wat kost dat per maand? Hosting, back-ups en onderhoud horen bij het plaatje, niet erna.
- Wat gebeurt er als wij wegvallen? Documentatie en toegang tot de omgeving horen bij de oplevering.
- Hoe komen je gegevens er weer uit? Een exportfunctie kost bij het bouwen weinig en is later goud waard.
Wanneer je het beter niet doet
Als je proces nog elk kwartaal verandert, als niemand binnen je bedrijf tijd heeft om mee te denken, of als de winst neerkomt op een paar uur per maand — wacht dan. Maatwerk beloont bedrijven die weten hoe ze werken. Weet je dat nog niet, dan legt software die onzekerheid alleen maar vast in code.
Goede maatwerksoftware maakt een proces zichtbaar dat je al had. Slechte maatwerksoftware verzint een proces dat niemand wilde.